¿Sabes cuánto gasta tu empresa en IA cada mes?

Hay una pregunta que incomoda a más de un comité de dirección: ¿cuánto gastamos en IA al mes? Casi nadie tiene la cifra a mano. Marketing paga ChatGPT. Desarrollo usa GitHub Copilot o Claude Code. Hay licencias de Microsoft 365 Copilot repartidas por varios equipos. Y créditos de API en algún proyecto que casi nadie controla. 

Cada decisión tuvo sentido por separado. El problema aparece al sumarlas: el gasto en IA crece, está repartido y nadie lo mira en conjunto. Y mucho menos lo relaciona con lo que aporta. 

De dónde sale de verdad la factura 

Cuando revisas lo que gastas en IA, el dinero se escapa por cuatro sitios. Y ninguno es «la herramienta es cara». 

• Licencias para todo el mundo, con poca adopción. Es el mayor sumidero. Microsoft 365 Copilot cuesta unos 28 euros por usuario al mes. Para 500 personas, 168.000 euros al año. Y con la tasa de infrautilización que cita Zylo (el 46 % de las aplicaciones que se pagan apenas se usan), cerca de 77.000 euros al año se van en asientos que casi nadie abre. 
• Herramientas que se solapan. ChatGPT, Copilot y Claude para lo mismo en el día a día. GitHub Copilot, Claude Code o Cursor en desarrollo. Contratadas departamento a departamento, sin que nadie lo coordine. Acabas pagando dos veces por la misma capacidad. 
• El modelo de precio equivocado. Una licencia por usuario cuando el caso pedía consumo por API. Volvemos a esto enseguida, porque es donde más dinero se mueve. 
• Consumo sin medir. APIs y agentes que escalan con el uso. Nadie vigila la factura hasta que llega abultada. 

Licencia por usuario o consumo por API: la decisión que más mueve la factura 

Una licencia se paga por persona, tenga o no trabajo para la IA ese mes. Una API se paga por uso: por los datos que entran y salen del modelo. Para usos abiertos y cotidianos (redactar, resumir, buscar en tus correos y documentos), la licencia tiene sentido. Para tareas acotadas, repetitivas y con volumen, casi nunca. 

Un ejemplo concreto. Clasificar o extraer datos de 50.000 documentos al mes con un modelo eficiente como Claude Haiku (1 dólar por millón de tokens de entrada, 5 de salida) ronda los 100 dólares al mes, la mitad con procesamiento por lotes. El coste depende del tamaño de los documentos, pero el orden de magnitud no cambia. Resolver ese mismo volumen licenciando a un equipo para que lo haga a mano con ayuda de la IA cuesta mucho más, y depende de que alguien lo haga cada día. 

No es que la API sea siempre mejor. Es que cada caso pide un modelo distinto, y mezclarlos es lo que dispara la factura. 

¿Qué modelo encaja con cada caso?

Para decidir sin equivocarte, mira cinco cosas: 

1. Cuánta gente y con qué frecuencia. Mucha gente a diario justifica licencias. Pocas personas, o uso esporádico, casi nunca. 
2. Tarea abierta o acotada. Una tarea creativa y variable pide una herramienta tipo Copilot. Una acotada y repetible pide automatización por API. 
3. Volumen. A más volumen repetitivo, más gana el consumo por API frente a la licencia. 
4. Integración. Si el proceso tiene que conectarse con tus sistemas y datos, suele pedir una solución a medida sobre tu entorno. 
5. Sensibilidad de los datos. Cuanto más sensibles, más interesa mantenerlos dentro de tu perímetro (tu tenant, tu clave de API), no en herramientas de consumo. 

Y a veces la respuesta es no añadir nada. Porque ya pagas algo que hace lo mismo. 

¿Cómo recuperar el control del gasto?

Ordenar esto no requiere una herramienta nueva. Requiere mirar cuatro cosas: 

• Un inventario único. Qué herramientas de IA paga la empresa, quién las usa y para qué. La mayoría de organizaciones no lo tiene. 
• Coste por usuario activo, no por licencia. El centro de administración de Microsoft 365 muestra, para Copilot, los usuarios habilitados frente a los activos, y la tasa entre ambos. Si pagas 200 licencias y se usan 80, ahí tienes 120 para reasignar o dar de baja. 
• Consumo de API atribuido por equipo. Las consolas de Anthropic u OpenAI permiten separar el gasto por claves o proyectos. Así sabes qué equipo gasta qué, y puedes ponerle un techo. 
• Revisar antes de renovar. Casi todas las licencias se renuevan en automático. Una revisión antes de cada renovación suele liberar presupuesto sin tocar nada más. 

Conclusión 

Tu empresa no gasta de más en IA porque las herramientas sean caras. Gasta de más porque ese gasto está repartido, sin medir y sin decidir en conjunto. Medir el uso real, separar lo que se solapa y elegir licencia o API según el caso suele liberar presupuesto antes de añadir nada nuevo. 

En Itequia, como partner de Microsoft 365, te ayudamos a poner orden en lo que gastas en IA: medir el uso real, detectar solapamientos y decidir, caso a caso, cuándo conviene una licencia y cuándo una solución a medida sobre API. Escríbenos a welcome@itequia.com y hacemos una revisión rápida con un diagnóstico concreto. Puedes ver cómo aplicamos la IA al software a medida aquí.

Preguntas frecuentes 

¿Cuánto cuesta Microsoft 365 Copilot por usuario y mes? 

La versión Enterprise cuesta unos 28 euros por usuario y mes (el equivalente en euros de la tarifa de 30 dólares de Microsoft), como complemento a una licencia base de Microsoft 365 (E3, E5 o Business). Para empresas de hasta 300 usuarios existe una versión Business a 18,20 euros al mes (precio promocional). Al ser un añadido a la licencia base, el coste real por usuario suele ser bastante mayor. 

Si el equipo ya paga ChatGPT o Claude, ¿hace falta también Copilot? 

No necesariamente: se solapan en buena parte. Copilot tiene sentido cuando quieres que la IA trabaje sobre tus datos de Microsoft 365 (correo, documentos, Teams) respetando tus permisos. ChatGPT o Claude, para usos más generales. Tener varias para toda la plantilla suele ser pagar dos veces. Depende del caso de uso, no de cuál es «mejor». 

¿Cómo sé cuántas de mis licencias de Copilot se usan de verdad? 

El centro de administración de Microsoft 365 incluye un informe de uso de Copilot con los usuarios habilitados, los activos y la tasa entre ambos, por periodos de 7 a 180 días. Es el punto de partida para reasignar o dar de baja las licencias que nadie abre, y para calcular el coste por usuario activo en lugar de por licencia.