Llegeix aquí els beneficis de SharePoint per la teva empresa

SharePoint Online ofereix una sèrie d’avantatges significatius per al departament legal de les empreses, facilitant la gestió de documents, la col·laboració, l’automatització de processos de revisió i el compliment normatiu; entre altres. Vols saber tots els detalls? Te’ls expliquem a continuació.

Organització i col·laboració

D’una banda, SharePoint permet una organització documental eficient, un fet indispensable en qualsevol departament legal. La capacitat de crear, gestionar i compartir documents de manera segura dins d’una plataforma centralitzada agilitza els processos de treball i millora la productivitat de l’equip. Amb aquesta eina, els documents es poden categoritzar fàcilment, la qual cosa redueix el temps dedicat a tasques administratives i permet als professionals legals enfocar-se en aspectes més crítics del seu treball.

Per un altre, és important ressaltar els beneficis que SharePoint ofereix en termes de col·laboració. Cal dir que facilita la coautoria de documents en temps real, és a dir, diversos membres de l’equip poden treballar simultàniament en el mateix document. Per tant, no és necessari enviar versions de documents per correu electrònic i consolidar els possibles canvis. A més, gràcies a les plantilles predefinides, els processos queden estandarditzats i el departament s’assegura de complir amb totes les normes i relacions internes.

gestió segura en els processos

Així mateix, la seguretat sempre estarà assegurada amb SharePoint, un element clau per a qualsevol equip legal. La plataforma permet establir polítiques de retenció i eliminació de documents 100% segures. D’aquest mode, assegura que la informació sensible es manegi d’acord amb les lleis i regulacions aplicables. A més, les característiques avançades de seguretat i compliment, com la prevenció de pèrdua de dades (DLP) i la gestió de drets d’informació (IRM), proporcionen capes addicionals de protecció per a les dades confidencials.

Un altre fet destacable és que SharePoint facilita l’intercanvi segur de documents amb tercers, la qual cosa resulta beneficiós per a col·laborar amb clients o consultors externs. Aquesta funcionalitat contribueix a augmentar l’eficiència i la col·laboració, al mateix temps que garanteix la protecció d’informació confidencial. Finalment, els administradors de qualsevol grup poden controlar qui té accés a quina informació, protegint així la confidencialitat de les dades legals de l’empresa.

automatització de processos amb ia builder i power automate

També, és important destacar la seva labor referent a l’automatització de processos, una cosa essencial per a reduir la càrrega de treball manual, minimitzar errors i accelerar les operacions diàries. L’automatització es pot dur a terme en el procés d’aprovació de documents. Per exemple, quan es crea un contracte, es pot crear un flux de treball des de SharePoint amb Power Automate per a enviar notificacions a l’equip legal i sol·licitar la seva aprovació. També, quan es carrega un informe financer, el flux de treball pot moure’l automàticament a la carpeta corresponent segons l’any fiscal. Fins i tot, quan es crea una tasca de revisió legal, aquest flux pot assignar automàticament la tasca a l’advocat corresponent i enviar-li recordatoris.

Quan parlem d’automatització, no hem d’oblidar-nos de la classificació de documents. De la mà de IA Builder, una plataforma de creació de solucions d’Intel·ligència Artificial amb la qual es dissenyen aplicacions a mesura, es poden automatitzar aquestes classificacions. D’aquesta manera, s’estalvia temps, es redueixen els possibles errors i s’allibera enormement l’equip legal perquè pugui fer altres tasques més estratègiques.

Classificació amb Metadades

A més, SharePoint assegura una classificació eficient dels documents amb metadades. En un context legal, la gestió de grans quantitats de documents pot ser complexa. No obstant això, SharePoint ofereix una solució eficient en permetre l’assignació de metadades a cada arxiu. Aquests poden contenir informació rellevant, com el tipus de document, la data de creació i l’autor. En associar aquests detalls amb cada arxiu, es facilita la cerca i recuperació de documents específics quan sigui necessari.

Gestió de Polítiques de Privacitat i Retenció

Respecte a la gestió de polítiques de privacitat i retenció, SharePoint, de la mà d’eines com Purview; assegura el compliment de les regulacions de protecció de dades. Això pot ser molt valuós per a qualsevol departament legal, ja que l’ajuda a mantenir-se al dia amb les canviants lleis i regulacions de privacitat i a garantir que l’organització compleix amb totes obligacions legals.

Generació Automàtica de Documents amb microsoft Copilot

Finalment, no hem d’oblidar l’estreta col·laboració entre SharePoint i Copilot. Gràcies a aquesta aplicació d’intel·ligència artificial, els usuaris puguin crear contingut de manera més eficient i efectiva. Per tant, el departament legal podrà generar de manera automàtica contractes, acords, polítiques o altres documents legals de manera optimitzada amb Copilot.

En definitiva, SharePoint es converteix en l’aliat perfecte per a qualsevol departament legal, ja que proporciona les eines necessàries per a millorar la productivitat, la col·laboració i la gestió de la informació.

CAS D’ÈXIT DE ALMIRALL: IMPLEMENTACIÓ DE SHAREPOINT EN LÍNIA

L’empresa farmacèutica Almirall ha optat per Itequia per a reinventar-se amb SharePoint. El repte al qual ens enfrontàvem era modernitzar la seva Eina de Gestió de Contractes (CMT), la qual estava construïda sobre SharePoint 2013. No obstant això, aquesta eina mancava dels avantatges del núvol i les funcionalitats avançades que es troben en el mercat actual. Cal dir que el seu manteniment generava costos significatius i presentava limitacions funcionals.

Quins beneficis aportarà al departament legal de la teva empresa la utilització de SharePoint?