Digitalització d’esdeveniments per a Olympus

La manca d’una eina digital adequada dificultava la coordinació entre els diferents rols dins de l’organització, com administradors, territory managers i product managers. A més, la gestió manual implicava un gran consum de temps i recursos. Cosa que limitava la capacitat d’Olympus per organitzar esdeveniments de manera àgil i efectiva.

Olympus necessitava una solució que no només digitalitzés la gestió d’esdeveniments, sinó que també millorés l’eficiència operativa, minimitzés els errors i facilités la col·laboració entre els diferents equips. L’eina havia de ser intuïtiva i accessible per a tots els usuaris. A més, havia de permetre una gestió integral i centralitzada de tots els aspectes relacionats amb els esdeveniments.

La solució proposada per Itequia per a Olympus tenia com a objectiu general la digitalització de l’organització d’esdeveniments. El projecte es va abordar en tres fases principals: Prototipat MVP, Construcció MVP i Refinaments.

Primera fase:

En la primera fase, es va desenvolupar un prototip detallat amb un enfocament clar en l’automatització del procés de gestió d’esdeveniments. Aquest prototip va permetre reduir significativament el treball manual, facilitant una validació inicial. Això va ajudar a identificar i resoldre problemes potencials des del començament.

Segona fase: 

La segona fase es va centrar en el disseny de la solució. Es va crear un disseny clar i comprensible, evitant l’ús de tecnicismes per assegurar que totes les àrees implicades poguessin revisar i entendre fàcilment el projecte. Aquesta fase va ser crucial per alinear tots els participants amb els objectius del projecte, garantint una comprensió i col·laboració efectives.

Tercera fase:

Finalment, a la tercera fase, es va adoptar un enfoc integral de 360 graus, proporcionant suport en totes les etapes del projecte, des del prototipat fins al desenvolupament i l’operació posterior. Aquest enfoc integral va assegurar l’èxit del projecte mitjançant un suport continu.

L’eina desenvolupada per Itequia va incloure diverses funcionalitats clau que van optimitzar la gestió d’esdeveniments.

Entre elles trobem la visualització, creació, edició i esborrat d’esdeveniments, així com el filtrat i l’exportació a Excel.

A més, es va facilitar l’administració de peticions de col·laboració i la gestió d’assistents, amb integració directa amb sistemes com SAP i SalesForce.

L’automatització del workflow d’aprovació, amb notificacions per correu, traçabilitat de canvis d’estat, va ser una altra característica destacada.

També es va incloure la generació automàtica de correus mitjançant plantilles predefinides en múltiples idiomes, incloent dades de l’esdeveniment, assistent i hospital.

Igualment, es va construir un cercador intel·ligent de contactes importats des de SAP/SalesForce amb sincronització diària.

Pel que fa a l’arquitectura i tecnologia, la solució s’allotja a Azure i utilitza SQL Server com a repositori de tota la informació generada. A excepció de la documentació associada a un esdeveniment i/o participant que es guarda en contenidors d’un Blob Storage d’Azure.

L’arquitectura és robusta i escalable, a més de ser fàcil de mantenir i estendre. Utilitza tecnologies i productes reconeguts com a estàndards per la indústria, i està desenvolupada per funcionar en un entorn M365/Azure.

Els beneficis d’aquesta solució van ser nombrosos. Incloent-hi la reducció d’errors, l’augment de l’eficiència i la millora de la coordinació entre els diferents rols dins d’Olympus. La digitalització d’esdeveniments també va permetre una gestió més àgil i efectiva. A més, la solució és escalable i va eliminar la necessitat d’administració de servidors, cosa que va representar un avantatge significatiu en termes de manteniment i costos operatius.

Tecnologia