Abertis optimitza la gestió global de compres amb una solució personalitzada en Power Platform

Dins de l’organització, el COC (Comitè Opex & Capex) és l’òrgan encarregat de rebre, analitzar i aprovar totes les sol·licituds de compres de major envergadura procedents de diverses unitats de negoci internacionals. Coordinar aquest procés de manera eficient és essencial per garantir l’agilitat de les compres i l’operativa d’aquest departament.

Comptar amb una plataforma unificada i fiable es va convertir en un factor clau per modernitzar la gestió del COC i avançar cap a un model més eficient.

Amb aquesta aplicació, tots els membres del Comitè podem entendre tècnicament millor la necessitat d'una Unitat de Negoci ubicada a milers de quilòmetres, comprovar si estava prevista aquella inversió econòmica i aprovar-la en el moment. Tot en un únic programari.

Antonio Piazuelo Velasco Manager de Compres Estratègiques — Abertis

Abans del projecte, Abertis s’enfrontava a una sèrie de dificultats que limitaven la visibilitat, coordinació i traçabilitat del procés:

• • Dispersió d’eines i fonts d’informació: La informació de cada sol·licitud es trobava fragmentada entre sistemes diferents, dificultant el seguiment i generant pèrdua de dades rellevants.
  • Manca de visibilitat i traçabilitat: No existia un circuit clar ni un historial únic que permetés identificar colls d’ampolla o justificar decisions davant d’auditories.
  • Dependència del correu electrònic: Les validacions, els enviaments de documentació i els dubtes entre el COC i les unitats de negoci es resolien per email, amb múltiples fils paral·lels i sense un control centralitzat.
  • Necessitat de digitalitzar processos clau: La dependència de processos manuals i eines desconnectades limitava la capacitat de resposta i la integració amb sistemes d’informació externs a la companyia.

Era necessari evolucionar cap a un model més estructurat, automatitzat i governable. Capaç d’acompanyar el creixement internacional del grup.

​Itequia va desenvolupar per a Abertis una solució personalitzada en Power Platform. Dissenyada específicament per centralitzar l’operativa del COC, eliminar tasques manuals, millorar la visibilitat i garantir una traçabilitat completa del cicle de vida de cada inversió.

L’eina unifica la informació crítica, automatitza interaccions clau mitjançant Power Automate, estandarditza l’operativa per rols i s’integra amb els sistemes corporatius on resideix la informació estratègica.

El projecte es va abordar amb un enfocament iteratiu. Combinant anàlisi funcional, sessions amb usuaris del COC i prototips d’alta fidelitat validats de forma contínua. Aquest treball previ va permetre alinear totes les àrees implicades, reduir riscos funcionals i assegurar que la solució final respongués exactament a les necessitats reals del procés.

També es van desenvolupar múltiples informes en Power BI. Aquests permeten al COC analitzar l’estat de les inversions, comparar l’evolució històrica, identificar colls d’ampolla i obtenir mètriques clau del procés.

Arquitectura unificada sobre Power Platform   

​L’aplicació es va construir sobre Power Apps i altres components de Power Platform. Per fer-ho possible, es va incorporar un orquestrador de tasques basat en Power Automate. Aquest guia cada usuari segons el seu rol —membre del COC, sol·licitant o responsable d’àrea— i segons l’estat real de cada inversió.

L’orquestrador automatitza notificacions, validacions i passos del procés d’aprovació. D’aquesta manera, es redueix la intervenció manual i es garanteix un circuit homogeni per a totes les unitats de negoci.

​Bases de dades a Azure i repositori documental a SharePoint  

Per garantir estabilitat i seguretat, la solució es va desplegar en tres entorns diferenciats —DEV, PRE i PRO— cadascun amb la seva pròpia base de dades allotjada a Azure SQL. 

Aquest enfocament permet aïllar el desenvolupament de l’operació reduint riscos, implementar validacions i proves sense afectar l’entorn productiu, i escalar la solució a mesura que augmenti el volum de sol·licituds o les necessitats del COC.

D’altra banda, la documentació associada a les compres —comparatius, annexos, justificatius, historials i documentació de suport— es gestiona de forma centralitzada mitjançant SharePoint Online. On es van configurar biblioteques específiques i un model de metadades adaptat al cicle complet de cada compra. Això facilita un accés ràpid a tota la documentació, una auditoria més senzilla i un control de versions centralitzat sense duplicitats.

Integració unidireccional amb sistemes corporatius   

​A continuació, es va integrar amb els sistemes clau del procés de compres. Permetent al COC treballar amb informació consolidada i actualitzada sense necessitat d’alternar entre plataformes:

• • GoSupply — anàlisi del risc de proveïdors
  • SAP — informació contractual vinculada a les inversions
  • Sap ariba — recepció i anàlisi d’ofertes
  • Comparatiu financer SAP/ARIBA — coherència entre dades internes i documentació aportada per les unitats de negoci

La integració no només evita tasques manuals, sinó que també habilita decisions amb context complet. Comparar escenaris financers reals de SAP i ARIBA juntament amb riscos de proveïdors, fites de contractació, informació pressupostària i documentació operativa en un únic lloc redueix els temps d’anàlisi, aclareix discrepàncies de manera primerenca i millora la qualitat de les decisions del COC. Aquesta xarxa d’integracions és clau per sostenir la governança del cicle de compres a escala de grup.

Traçabilitat completa de cada sol·licitud  

​La solució proporciona un recorregut clar i estructurat per a cada compra, des de la seva creació fins a la decisió d’aprovació. Tot el procés queda registrat:

• • Creació de la sol·licitud amb les dades inicials
  • Aportació i validació d’informació segons els requisits del COC
  • Intercanvi estructurat de dubtes entre comitè i unitats de negoci, eliminant l’ús del correu electrònic com a canal principal
  • Documentació centralitzada amb annexos i comparatius vinculats a cada sol·licitud
  • Revisió de riscos, historials i dades financeres integrats amb sistemes externs
  • Decisió final: aprovació, rebuig o sol·licitud d’ampliació d’informació

La traçabilitat del sistema permet també reordenar prioritats segons urgències organitzatives. Garantint decisions informades fins i tot quan cal revisar documentació prèvia.

​​Accés segur i gestió avançada de rols  

La solució utilitza Single Sign-On amb Microsoft 365 per eliminar friccions en l’accés i millorar l’experiència de l’usuari. Tots els permisos es gestionen mitjançant Azure Active Directory. Definint quins perfils poden crear sol·licituds, validar informació, revisar documentació o emetre decisions finals.

​Accés multidispositiu i actualitzacions centralitzades  

​L’aplicació està totalment optimitzada per a escriptori i tauleta. Així, s’adapta al context de treball dels membres del COC i responsables de negoci.

Les actualitzacions s’apliquen de forma centralitzada i en temps real, cosa que permet:

• • Evolucionar l’eina sense interrompre l’operativa. 
  • Incorporar millores funcionals de manera àgil
  • Evitar desplegaments manuals o dependències locals.

Això redueix de forma significativa la càrrega de l’equip de manteniment i millora el temps d’incorporació de canvis.

​​Un procés de treball dissenyat per reduir riscos i accelerar l’adopció  

Les fases clau van incloure:

• • Sessions de descobriment funcional amb membres del COC i responsables d’unitats de negoci
  • Prototips navegables d’alta fidelitat per validar el comportament real abans de desenvolupar
  • Iteracions àgils entregant funcionalitats incrementals per obtenir feedback continu
  • Preparació d’entorns, estratègia de desplegament i proves d’usuari
  • Documentació tècnica i funcional per assegurar la continuïtat del projecte 
•  

Tecnologia