Onboarding, baixes i sol·licituds: com RH està digitalitzant els seus processos amb Microsoft 365

En molts departaments de RRHH, els processos continuen funcionant amb paper, correu electrònic i Excel. Contractes que s’envien per correu, sol·licituds de vacances que s’aproven responent a un missatge, registres de formació en fulls de càlcul que ningú actualitza.

La llicència de Microsoft 365 ja inclou les eines per digitalitzar i automatitzar aquests processos sense contractar cap solució específica de RRHH i sense llicències addicionals de Power Platform. Alguns d’aquests processos es resolen amb les eines natives de M365. D’altres, quan la lògica és més complexa o l’equip necessita una interfície personalitzada, requereixen SharePoint Framework (SPFx), que viu dins del mateix tenant i tampoc no requereix llicències addicionals de Power Platform. Al llarg d’aquest article t’expliquem com els equips de RRHH estan resolent aquests processos.

Gestió de sol·licituds de vacances i absències

Les sol·licituds arriben per correu electrònic o en paper, el responsable aprova responent al correu i no existeix cap registre centralitzat de l’estat de vacances de l’equip. Quan algú vol saber quants dies li queden o si la seva sol·licitud està aprovada, ha de preguntar. La resposta, si arriba, és a la safata d’entrada d’algú.

A través de SPFx es desenvolupa un formulari de sol·licitud integrat directament a SharePoint. Des d’aquí l’empleat gestiona les seves absències sense sortir de l’entorn de treball. Power Automate orquestra el flux d’aprovació. El responsable rep la notificació, aprova o rebutja, i el resultat es registra automàticament en una webpart visible per a tot l’equip. Sense Excel de seguiment, sense correus perduts, sense preguntes recurrents. Té sentit implantar-lo quan l’equip supera les deu persones i la gestió d’absències comença a generar més converses de les necessàries.

Seguiment de formacions i certificacions

Hi ha un Excel en alguna carpeta compartida amb les formacions de l’equip. Ningú sap amb certesa si està actualitzat. Les certificacions vencen sense que ningú ho detecti a temps, i quan algú necessita saber quina formació té un empleat concret, la resposta més habitual és “crec que sí, però no n’estic segur”.

SPFx permet construir una webpart integrada al portal de SharePoint del departament que centralitza les formacions de cada empleat. Les dates d’obtenció i venciment són visibles i filtrables per equip o per persona. Power Automate envia alertes automàtiques quan una certificació està pròxima a caducar, assignant la tasca de renovació al responsable corresponent. El fitxer extern desapareix. Té especial sentit en organitzacions amb requisits de formació regulatòria o certificacions que vencen, on el seguiment manual genera riscos reals d’incompliment.

Portal d’onboarding personalitzat per perfil

El procés d’incorporació d’un comercial no té res a veure amb el d’un tècnic, ni amb el d’un directiu. Tot i això, a la majoria de les organitzacions el checklist és el mateix per a tothom: passos que no apliquen, documents que falten i un procés que depèn que algú recordi què cal enviar a qui.

Amb SPFx i IA integrada, en el moment en què es registra la incorporació s’activa el flux corresponent al perfil del nou empleat. Cada àrea rep el que li correspon. IT prepara els accessos, RRHH gestiona la documentació i el manager rep el seu checklist, tot en temps real. Tot dins del tenant de Microsoft 365, sense llicències addicionals. Aquest tipus de solució es construeix i s’implanta en dies. Té sentit quan l’organització incorpora més de 20-30 persones a l’any amb perfils diferents i el procés manual genera errors o inconsistències recurrents.

Portal de gestió del cicle de vida de l’empleat

L’expedient d’un empleat — que inclou contracte, formacions, avaluacions, canvis de condicions, baixa, etc. — sol estar repartit entre carpetes de xarxa, el correu del responsable i sistemes desconnectats. Quan algú necessita una informació concreta, ha de preguntar a la persona que sap on és. Quan l’empleat causa baixa, el procés de tancament depèn que algú recordi cada pas: revocar accessos, recollir equips, arxivar documentació.

Una solució construïda amb SPFx i IA centralitza tot el cicle de vida de l’empleat en un únic entorn. Incorporació, canvis contractuals, formacions, avaluacions i baixa. Cada fase activa el flux corresponent de forma automàtica, l’expedient digital queda estructurat a SharePoint i és accessible només per als perfils autoritzats. Sense sistemes desconnectats, sense dependència de la memòria de ningú. Comença a tenir sentit quan l’organització supera els 100 empleats, hi ha una rotació significativa i la gestió de l’expedient consumeix temps recurrent de l’equip de RRHH.

Quin procés cal automatitzar primer?

La tecnologia ja està contractada. La diferència està en saber quin procés prioritzar: el que més temps consumeix, el que més consultes repetides acumula o el que major risc representa en termes de seguretat o compliment normatiu. A Itequia acompanyem organitzacions a posar en marxa aquests processos sobre la llicència M365 que ja tenen. Per als equips que vulguin saber per on començar, realitzem una revisió inicial dels processos de RRHH sense cost. Contacta amb nosaltres i explica’ns el teu cas.

Preguntes freqüents

Quant de temps porta tenir aquests fluxos operatius? Un flux bàsic, com una sol·licitud de vacances amb aprovació automàtica o un checklist d’onboarding, pot estar operatiu en dues o tres setmanes. El coll d’ampolla habitual no és tècnic: és la manca de consens intern sobre qui aprova què i sota quin criteri. Resoldre aquesta lògica de negoci abans de començar a configurar redueix significativament el temps d’implantació.

Quin paper juga la IA en aquests processos? Els processos amb eines natives de M365 funcionen sense necessitat de IA. On la IA té un impacte real és en el desenvolupament de solucions amb SharePoint Framework (SPFx): quan el procés requereix una interfície personalitzada o lògica complexa, la IA integrada al desenvolupament redueix el temps d’implementació de setmanes a dies.

Existeixen altres processos de RRHH que també es poden automatitzar amb Microsoft 365? Els casos de l’article són els més habituals, però no els únics. Altres processos que els equips de RRHH estan resolent sobre M365: gestió d’avaluacions de rendiment, comunicacions internes segmentades per perfil o seu, seguiment de processos de selecció o gestió de sol·licituds de canvi de condicions laborals. En tots els casos, el punt de partida és la mateixa infraestructura de M365.